La Complexité de la Simplification

Nous sommes tous confrontés à un certain niveau de complexité dans nos activités quotidiennes. Une partie de cette complexité est nécessaire pour maintenir un environnement efficace pour nos employés et nos collaborateurs ou pour fournir à nos clients les résultats qu'ils attendent.

Malheureusement, nous devons également composer avec une complexité inutile qui nous ralentit, crée de la confusion et/ou augmente les frustrations. Comprendre la complexité de votre organisation vous permettra d'identifier les domaines les plus susceptibles de bénéficier d'une amélioration... en quelque sorte, d'identifier les 20% qui auront un impact positif de 80% sur l'ensemble des opérations de l'entreprise.

Simplifier devrait être simple, non ? Peut-être pas.

Voici quelques facteurs à prendre en considération lorsque vous envisagez de simplifier vos processus d'entreprise.

D'abord et avant tout, la simplification ne doit pas être considérée comme un projet ponctuel, mais plutôt comme un voyage menant à une transformation culturelle. Pour cela, l'approbation des dirigeants est primordiale afin de rallier l'organisation autour de cette opportunité.

Certains peuvent penser que la voie de la simplification passe par la standardisation. Attention, une standardisation excessive peut devenir un obstacle. La standardisation permet de réduire les coûts, mais d'un autre côté, elle peut entraîner une perte de réactivité face à des opportunités potentielles. Un processus standard optimisé, mais flexible, doit inclure des mesures permettant de faire face à des situations "hors normes" ou "urgentes", tout en conservant le niveau approprié de contrôles internes pour rester dans des niveaux de risque gérables.

Soyez attentif à ne pas résoudre un problème en créant de nouveaux. Comment est-ce possible ? Cela peut arriver si vous n'êtes pas vigilant vis-à-vis des points de transferts entre les processus. Vous pouvez simplifier autant que vous le voulez, si vous n'êtes pas attentif à la manière dont vous allez transmettre les résultats de votre processus aux autres processus à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation, vous risquez de créer de la complexité ailleurs.

Ne perdez pas de vue pas la raison pour laquelle le processus a été mis en place originellement. Comprenez clairement comment le processus ajoute de la valeur aux mécanismes de prise de décisions stratégiques dans votre organisation. Vous serez peut-être surpris de ce que vous trouverez. Parfois, un processus est conçu pour répondre à un besoin immédiat ou spécifique et, d'une manière ou d'une autre, reste en place bien plus longtemps qu'il ne le devrait. Vous ne pouvez différencier les faits de la fiction qu'en regardant la situation dans son ensemble et en utilisant beaucoup de "pourquoi ?" en cours de route ! Ne cherchez pas une solution instantanée. Une simplification durable des processus prend du temps et implique de nombreux éléments.

L'optimisation du processus lui-même constitue le cœur de la démarche ; cependant, elle ne fonctionnera pas si vos employés n'y adhèrent pas. Pour cela, vous devez également penser à les former/entraîner, vous assurer que les politiques et les procédures sont mises à jour pour refléter les changements que vous avez mis en œuvre, aligner les outils et les systèmes pour le soutenir et surtout fournir les moyens et l'état d'esprit pour éviter une "recomplexification".

Softwords dispose de l'expérience et de l'expertise nécessaires pour vous guider dans votre démarche de simplification des processus et vous permettre de réaliser les économies escomptées.